仕事を仕組化する上でどの程度まで仕組化するかを考える必要がある。
仕組化の程度は大体下記のような分類にできると思う。
Lv5 完全自動化
Lv4 条件付き自動化(条件外のみ手動で行う)
Lv3 完全仕組化(誰がやっても同じ結果)
Lv2 条件付き仕組化(条件外のみ作業者次第で結果が変わる)
Lv1 一部仕組化(仕組化されているものの作業者次第で結果が変わる)
Lv0 仕組化されてない
「条件付き」と言うのは8割以上は問題無い程度を想定している(それ未満であれば条件付きとみなさない)。
イメージとしては、「ネットで黒のボールペンを1個注文する」と言う仕事があったと仮定して、
「ネットで黒のボールペンを1個注文する」でLv0
「Amazonで黒のボールペンを1個、決済手段XXXで送付先YYYで注文する」でLv1
「Amazonで品番XXXのボールペンを1個、決済手段XXXで送付先YYYで注文するが、品切れだったらAさんに代替品を選んでもらって注文する」でLv2 ※Aさんの判断次第で何を買うかが変わる。
「Amazonで品番XXXのボールペンを1個、決済手段XXXで送付先YYYで注文するが、品切れだったらAさんにその旨を報告だけする(それ以上何もしなくいい)」でLv3 ※仕事はAさんに丸投げとなるが、仕事を依頼された側としてはそれで仕事が完了となる。
※Lv4~5はLv2~3の自動のようなものなので省略。
この例だとLv2でもLv3でもどっちでも良い感じではあるが、Lv3であれば無駄な判断や待ち時間などが発生しないので仕事の作業効率が良くなる。
仕組化を目指すのであれば、最低でもLv3を目標にして難しい部分だけLv2程度は目指したい。
仕組化ができたら、頻度の高い工程を自動化するなどするのが良いのではないかと思う。
(気が向いたらつづく)